Waarvoor dient deze privacyverklaring?
Alopy, verantwoordelijk voor de website hairdex.com, hecht groot belang aan de bescherming en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens – voor ons een teken van betrouwbaarheid.
Deze privacyverklaring toont concreet onze inzet om binnen Alopy de geldende regels voor gegevensbescherming na te leven, in het bijzonder die van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG").
Het beleid informeert u over hoe en waarom wij uw persoonsgegevens verwerken in het kader van onze diensten.
Voor wie is deze privacyverklaring bedoeld?
Dit beleid is bedoeld voor u, ongeacht uw woonplaats, mits u ten minste 18 jaar oud bent — of u nu klant bent, zorgverlener, kandidaat voor een functie bij Alopy, of gewoon bezoeker van de website hairdex.com.
Bent u jonger dan de hierboven vermelde wettelijke leeftijd, dan mag u onze diensten alleen gebruiken met voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger, die ons per e-mail moet worden bevestigd op legal@hairdex.fr.
Denkt u dat wij persoonsgegevens van uw kinderen verwerken zonder deze toestemming, neem dan contact met ons op via bovenstaand adres.
Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens en op welke grondslag?
Wij verwerken uw persoonsgegevens voornamelijk voor de volgende doeleinden:
- om u in staat te stellen onze website te bezoeken, van onze diensten gebruik te maken en om te reageren op uw verzoeken (bijv. informatieverzoeken, klachten), op basis van onze algemene voorwaarden en ons gerechtvaardigd belang om u de best mogelijke dienstverlening te bieden;
- om onze klantenservice te beheren, op basis van de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om zo goed mogelijk op uw verzoeken en klachten te reageren;
- om facturatie en eventuele wanbetaling te beheren, op basis van ons gerechtvaardigd belang om een tegenprestatie te ontvangen voor onze dienstverlening en op basis van onze algemene voorwaarden;
- om u in staat te stellen ons te volgen en te reageren op onze berichten op sociale media, op basis van ons gerechtvaardigd belang om over een eigen pagina op sociale netwerken te beschikken;
- voor het gebruik van onze chatfunctie, op basis van ons gerechtvaardigd belang om gemakkelijk met u te communiceren;
- om u onze nieuwsbrief te sturen met nieuws over onze diensten, op basis van ons gerechtvaardigd belang om klanten te binden en, indien u nog geen klant bent, op basis van uw toestemming;
- om te solliciteren naar een functie bij Alopy, op basis van de gesprekken die we met u voeren tijdens de sollicitatieprocedure en ons gerechtvaardigd belang om geschikte kandidaten te werven en selecteren;
- om de video's op onze website te laten functioneren, op basis van ons gerechtvaardigd belang om u content in videoformaat aan te bieden;
- om een afspraak met ons team te kunnen maken, op basis van ons gerechtvaardigd belang om u een eenvoudige manier te bieden om contact met ons op te nemen;
- om het downloaden van documenten mogelijk te maken, op basis van onze algemene voorwaarden;
- om tevredenheidsonderzoeken te versturen, op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze diensten te verbeteren.
Hoe hebben wij uw persoonsgegevens verkregen?
Uw gegevens worden rechtstreeks bij u verzameld, of u nu klant bent van onze diensten of enkel bezoeker van de website hairdex.com, en wij verbinden ons ertoe uw gegevens uitsluitend te verwerken voor de hierboven beschreven doeleinden.
Wanneer u echter vrijwillig content plaatst op de pagina's die wij beheren op sociale media, erkent u volledig verantwoordelijk te zijn voor elke persoonlijke informatie die u daarbij deelt, ongeacht de aard en herkomst ervan.
Welke persoonsgegevens verwerken wij en voor hoe lang?
- Identificatiegegevens (naam, voornaam, enz.) en contactgegevens (bijv. e-mailadres): bewaard gedurende de looptijd van de dienstverlening, verlengd met de termijn die nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen en eventuele geschillen af te handelen.
- Economische en financiële gegevens (bijv. bankrekeningnummer, verificatiecode): bewaard gedurende de tijd die nodig is voor de transactie en het beheer van facturatie en betalingen, verlengd met de termijn die nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.
- E-mailadres voor het ontvangen van de nieuwsbrief: bewaard tot het einde van uw abonnement op de nieuwsbrief.
- Gegevens vermeld in cv en motivatiebrief: bewaard gedurende de sollicitatieprocedure, daarna 2 jaar vanaf uw sollicitatiedatum.
- Statistische gegevens over het bekijken van onze video's: geanonimiseerd en voor onbepaalde tijd bewaard.
- Verbindingsgegevens (bijv. logs, IP-adres): bewaard gedurende 1 jaar.
- Cookies: doorgaans maximaal 13 maanden bewaard. Meer details vindt u te allen tijde in ons cookiebeleid op onze website.
- Gezondheidsgegevens in het kader van het invullen van de Hairdex-vragenlijst over uw haaruitval: bewaard gedurende de periode waarin u onze diensten gebruikt.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen is het wissen van uw persoonsgegevens onomkeerbaar en kunnen wij deze niet meer aan u verstrekken. Hooguit kunnen wij geanonimiseerde gegevens bewaren voor statistische doeleinden.
Bij een geschil zijn wij verplicht al uw persoonsgegevens te bewaren gedurende de volledige behandeling van het dossier, ook na afloop van de hierboven beschreven bewaartermijnen.
Welke rechten heeft u om het gebruik van uw persoonsgegevens te controleren?
De toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming kent u specifieke rechten toe, die u te allen tijde en kosteloos kunt uitoefenen om het gebruik dat wij van uw gegevens maken te controleren:
- Recht van inzage en het verkrijgen van een kopie van uw persoonsgegevens, voor zover dit verzoek niet in strijd is met bedrijfsgeheimen, vertrouwelijkheid of het briefgeheim.
- Recht op rectificatie van persoonsgegevens die onjuist, verouderd of onvolledig zijn.
- Recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer deze gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang, tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.
- Recht op gegevenswissing ("recht op vergetelheid") van persoonsgegevens die niet essentieel zijn voor de goede werking van onze diensten.
- Recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, waarmee u het gebruik van uw gegevens tijdelijk kunt "bevriezen" bij betwisting van de rechtmatigheid van een verwerking.
- Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens, waarmee u een deel van uw persoonsgegevens kunt opvragen om deze op te slaan of eenvoudig over te dragen van het ene systeem naar het andere.
- Recht om richtlijnen te geven over het lot van uw gegevens na overlijden, hetzij rechtstreeks, hetzij via een vertrouwenspersoon of rechthebbende.
Een verzoek wordt alleen in behandeling genomen indien het rechtstreeks door u of uw vertegenwoordiger wordt ingediend, op legal@hairdex.fr.
Verzoeken kunnen alleen van uzelf of uw vertegenwoordiger afkomstig zijn. Bij twijfel over de identiteit van de aanvrager kunnen wij daarom een identiteitsbewijs vragen, evenals een bewijs van vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Wij beantwoorden uw verzoek zo snel mogelijk, met een maximale termijn van één maand na ontvangst, tenzij het verzoek technisch complex is of wij op hetzelfde moment veel verzoeken ontvangen; in dat geval kan de antwoordtermijn oplopen tot drie maanden.
Wij behouden ons het recht voor om buitensporige of ongegronde verzoeken te weigeren, met name wanneer deze een repetitief karakter hebben.
Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden verwerkt door onze teams en onze technische dienstverleners, uitsluitend met als doel onze dienst te laten functioneren.
Wij controleren al onze technische dienstverleners zorgvuldig voordat wij met hen samenwerken, om ervoor te zorgen dat zij de geldende regels voor gegevensbescherming strikt naleven.
BOVENDIEN GARANDEREN WIJ DAT WIJ UW GEGEVENS NOOIT DOORGEVEN OF VERKOPEN AAN DERDEN OF COMMERCIËLE PARTNERS.
Onze diensten in uw land zijn momenteel beperkt tot de online haardiagnose en inschrijving op de wachtlijst. Uw gegevens worden dan ook op dit moment niet gedeeld met artsen of apotheken. Wij zullen dit beleid bijwerken zodra nieuwe diensten beschikbaar komen waarbij gegevens worden gedeeld met zorgverleners.
Kunnen uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie worden overgedragen?
De persoonsgegevens die door ons Hairdex-platform worden verwerkt, worden gehost op servers in Frankrijk. Wij hebben bewust gekozen voor soevereine hosting om het hoogst mogelijke niveau van vertrouwelijkheid en bescherming van uw gegevens te waarborgen, in volledige overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Mochten wij technische hulpmiddelen buiten de Europese Unie gebruiken, dan garanderen wij dat deze strikt voldoen aan de geldende regels inzake gegevensoverdracht, om een adequate bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?
Wij treffen alle noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van uw persoonsgegevens dagelijks te waarborgen en met name om elk risico op vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde openbaarmaking tegen te gaan.
Gebruiken wij cookies wanneer u onze website bezoekt?
Wij informeren u dat wij cookies gebruiken wanneer u onze website bezoekt. Voor meer informatie verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.
Met wie kunt u contact opnemen voor meer informatie over het gebruik van uw persoonsgegevens?
Om de bescherming en integriteit van uw gegevens zo goed mogelijk te waarborgen, hebben wij officieel een onafhankelijke Functionaris voor Gegevensbescherming ("FG") aangesteld, geregistreerd bij onze toezichthoudende autoriteit.
U kunt te allen tijde en kosteloos contact opnemen met onze FG via legal@hairdex.fr voor meer informatie of details over de manier waarop wij uw gegevens verwerken.
Hoe kunt u contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit?
Aangezien Alopy in Frankrijk is gevestigd, is de CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) de leidende toezichthoudende autoriteit voor onze verwerkingen: Service des plaintes de la CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07, Frankrijk, telefoon +33 1 53 73 22 22.
Als inwoner van Nederland heeft u daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag – www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Kan deze privacyverklaring worden gewijzigd?
Wij kunnen deze privacyverklaring te allen tijde wijzigen om het aan te passen aan nieuwe wettelijke vereisten en aan nieuwe verwerkingen die wij in de toekomst zouden kunnen doorvoeren.